Datenschutz KI‑Telefonassistent

Datenschutzhinweise nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung

1 Präambel

Die Stadt Rosenheim setzt in ausgewählten Aufgabenbereichen KI-gestützte Telefonassistenten, sogenannte Voicebots, ein. Diese dienen insbesondere dazu, die telefonische Erreichbarkeit zu verbessern, häufige Fragen automatisiert zu beantworten, Anliegen aufzunehmen und bei Bedarf an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Abhängig vom jeweils eingesetzten Voicebot können zusätzliche Funktionen angeboten werden, beispielsweise die Aufnahme eines Rückrufwunsches oder der Versand weiterführender Informationen per SMS oder E-Mail. Der konkrete Funktionsumfang des von Ihnen angerufenen Voicebots wird nachfolgend unter „Angaben zum konkret genutzten Voicebot“ beschrieben.

Bei dem Telefonassistenten handelt es sich um ein KI-System. Sie interagieren während des automatisierten Gesprächs nicht mit einem Menschen, sondern mit einem KI-gestützten Sprachdialogsystem. Das System verarbeitet Ihre Spracheingaben, um Ihr Anliegen zu erkennen, geeignete Informationen bereitzustellen und gegebenenfalls weitere Bearbeitungsschritte vorzubereiten. Die im Rahmen Ihres Anrufs verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet.

Bei der Nutzung des Voicebots werden die für den Aufbau und die Durchführung des Anrufs erforderlichen Verbindungs-, Kommunikations- und Sprachdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die übermittelte Telefonnummer, Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs sowie die zur Echtzeitverarbeitung erforderlichen Spracheingaben gehören. Weitere technische Verbindungsdaten werden nur verarbeitet, soweit sie beim eingesetzten Telefonie- oder Plattformdienst tatsächlich anfallen. Je nach Anliegen können für dessen Bearbeitung auch weitere personenbezogene Daten erhoben werden (Art des Anliegens, Vorname, Familienname, Adressdaten, E-Mail-Adresse, Termin- oder Rückrufwunsch mit Angabe zur Erreichbarkeit).

Der Voicebot steht 24 Stunden und 7 Tage die Woche für Anfragen des Anrufers zur Verfügung.

 

Der Voicebot wird von der Stadt Rosenheim angeboten. Persönliche Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung des Voicebot der Stadt Rosenheim mitteilen, werden gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet.

Die Nutzung des Voicebots ist freiwillig. Wenn Sie den Voicebot nicht nutzen möchten, können Sie Ihr Anliegen über die im jeweiligen Aufgabenbereich angebotenen alternativen Kontaktwege an die Stadt Rosenheim richten. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO beruht, besteht ein Widerspruchsrecht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO. Die Nutzung des Voicebots ist freiwillig. Alternativ können Sie die für den jeweiligen Aufgabenbereich vorgesehenen Kontaktwege nutzen. Diese finden Sie auf der Internetseite der Stadt Rosenheim oder erhalten Sie über die allgemeine Telefonzentrale. Soweit für den betreffenden Aufgabenbereich eine unmittelbare Weiterleitung oder ein Rückruf durch Mitarbeitende angeboten wird, weist der Voicebot hierauf hin.

2 Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Stadt Rosenheim

Körperschaft des öffentlichen Rechts
vertreten durch den Oberbürgermeister Abuzar Erdogan

Königstraße 24
83022 Rosenheim
Telefon: 08031/365-1000
E-Mail: oberbuergermeister@rosenheim.de

3 Angaben zum konkret genutzten Voicebot

Einsatzbereich: Tourist Information Rosenheim
Zweck: automatisierte Beantwortung touristischer Anfragen, Bereitstellung von Informationen zu Öffnungszeiten, Veranstaltungen, Stadtführungen und touristischen Angeboten, Aufnahme von Gruppenanfragen sowie optionaler Versand weiterführender Informationen
Erreichbarkeit und alternative Kontaktmöglichkeit: +49 8031 365-0, tourismus(at)rosenheim.de, https://rosenheim.jetzt/
Zusatzfunktionen: Rückrufwunsch, SMS-Versand, E-Mail-Versand

4 Art der Daten

Personenbezogene Daten werden unmittelbar bei Ihnen erhoben, wenn Sie den Voicebot anrufen und im Gespräch Angaben machen. Abhängig vom Funktionsumfang und Verlauf des Gesprächs können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Verbindungs- und Nutzungsdaten, insbesondere Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs sowie, soweit übermittelt, die Telefonnummer,
• Spracheingaben während des Gesprächs,
• aus den Spracheingaben in Echtzeit erzeugte Textdaten,
• Angaben zum Anliegen und zum Gesprächsverlauf,
• gegebenenfalls Vorname und Familienname,
• gegebenenfalls Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Anschrift,
• gegebenenfalls Angaben zu Termin-, Rückruf-, Informations- oder Buchungswünschen,
• Bearbeitungs- und Statusinformationen, beispielsweise zur Weiterleitung, zum Rückruf oder zur Erledigung des Anliegens,
• technische Protokolldaten, soweit diese für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse und die Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.

Welche dieser Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen Voicebot, Ihrem Anliegen und den von Ihnen gemachten Angaben ab.

• Anmerkung zur Telefonnummer des Anrufers: Die Telefonnummer des Anrufers wird technisch bedingt für den Verbindungsaufbau übermittelt. Ob und wie lange die übermittelte Telefonnummer gespeichert wird, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und dem festgelegten Löschkonzept. Wird die Telefonnummer für einen Rückruf oder eine weitere Bearbeitung benötigt, wird sie hierfür an die zuständige Stelle übermittelt und dort nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Die Spracheingaben werden während des Gesprächs technisch verarbeitet und in Text umgewandelt, damit der Voicebot das Anliegen erkennen und eine Antwort erzeugen kann. Eine dauerhafte Speicherung von Audioaufzeichnungen erfolgt nicht. Kurzzeitige technische Zwischenspeicherungen sind nur zulässig, soweit sie für die Echtzeitverarbeitung technisch erforderlich sind, und werden anschließend automatisiert gelöscht. Textdaten, Gesprächszusammenfassungen oder strukturierte Angaben werden nur gespeichert oder an eine zuständige Stelle weitergeleitet, soweit dies für die Bearbeitung des konkreten Anliegens erforderlich ist. Die Daten werden nicht zur biometrischen Identifizierung und nicht zur Erkennung von Emotionen verwendet.

Bitte teilen Sie dem Voicebot nur solche personenbezogenen Daten mit, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Geben Sie insbesondere keine Gesundheitsdaten, Sozialdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugung oder andere besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO an, sofern der konkrete Voicebot nicht ausdrücklich für die Verarbeitung solcher Angaben vorgesehen und hierfür datenschutzrechtlich freigegeben ist. Werden solche Angaben dennoch unbeabsichtigt gemacht, werden sie nur verarbeitet, soweit hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage besteht; andernfalls werden sie nicht für die weitere Bearbeitung verwendet und nach Maßgabe des Löschkonzepts gelöscht.

5 Zweckbindung und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu dem Zweck, telefonische Anfragen entgegenzunehmen, deren Inhalt zu erkennen, automatisiert Informationen bereitzustellen und das Anliegen bei Bedarf an die zuständige Stelle weiterzuleiten oder für eine weitere Bearbeitung aufzunehmen.

Soweit der Voicebot zur Wahrnehmung einer Aufgabe eingesetzt wird, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG und der für den jeweiligen Aufgabenbereich geltenden fachgesetzlichen oder kommunalrechtlichen Aufgabenzuweisung. Die konkrete Aufgabenzuweisung wird für jeden Voicebot in der zugehörigen Verarbeitungsdokumentation festgelegt.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, insbesondere bei einer konkret gewünschten touristischen Buchungs- oder Vermittlungsleistung, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beruhen.

Soweit eine freiwillige Zusatzfunktion ausschließlich aufgrund einer Einwilligung angeboten wird, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Dies gilt nur, wenn vor Nutzung der Zusatzfunktion eine wirksame Einwilligung eingeholt wird. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Nutzung des Voicebots oder die Erteilung der Einwilligung ist rein freiwillig. Sie können jederzeit mit unseren realen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Kontakt treten, wenn Sie den Voicebot nicht verwenden wollen. Das Nichterteilen oder der Widerruf der Einwilligung oder die Nichtnutzung des Voicebot hat keine negativen Auswirkungen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben, ohne die Daten können wir aber ggf. keine touristischen Buchungen entgegennehmen oder durchführen. Diese Daten können Sie uns aber auch auf den genannten alternativen Kontaktmöglichkeiten zukommen lassen.

6 Löschung Ihrer Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Audioaufzeichnungen werden nicht dauerhaft gespeichert. Technisch erforderliche Audiodaten werden nach Abschluss der Echtzeitverarbeitung gelöscht.
• Transkribierte Gesprächsinhalte, Gesprächszusammenfassungen und strukturierte Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des Anliegens nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach drei Monaten, sofern sie nicht in einen fachlichen Vorgang übernommen wurden.
• Daten, die an eine zuständige Stelle übermittelt oder in einen Verwaltungs-, Buchungs- oder Rückrufvorgang übernommen werden, unterliegen den für diesen Vorgang geltenden gesetzlichen und behördlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.
• Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nach 60 Tagen gelöscht, sofern ihre weitere Speicherung nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
• Telekommunikations- und Abrechnungsdaten beim Telefoniedienstleister werden nach den dort festgelegten und vertraglich vereinbarten Fristen gelöscht.

Maßgeblich sind die im Löschkonzept des jeweiligen Voicebots dokumentierten Fristen.

7 Weitergabe und Hosting

Innerhalb unserer Organisation erhalten nur Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung Ihres Anliegens benötigen.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Zur Bereitstellung des Voicebots setzt die Stadt Rosenheim Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Mit diesen wurden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung der Stadt Rosenheim und nur für die festgelegten Zwecke verarbeiten.

 

Die operative Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt nach derzeitiger Konfiguration in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Drittstaaten ist nicht vorgesehen. Dies umfasst auch Support-, Wartungs-, Telemetrie- und Fernzugriffe. Sollte sich dies ändern, werden diese Datenschutzhinweise vor Beginn der geänderten Verarbeitung angepasst und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO geprüft.

Folgende Auftragsverarbeiter beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter können abhängig vom konkret eingesetzten Voicebot personenbezogene Daten erhalten:

• innFactory AI Consulting GmbH, Luitpoldstraße 9, 83022 Rosenheim, für Implementierung, technische Betreuung und Support der Voicebot-Lösung,
• fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich, für Telefonie, Gesprächssteuerung und technische Verarbeitung der Anrufe,
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, für die Bereitstellung der im konkreten Voicebot eingesetzten Cloud-Infrastruktur und Plattformdienste.

Weitere Unterauftragsverarbeiter werden nur eingesetzt, wenn die datenschutzrechtlichen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter kann beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

8 automatisierte Entscheidungen

Der Voicebot nimmt Anfragen entgegen, analysiert und strukturiert Gesprächsinhalte, stellt automatisiert Informationen bereit und kann abhängig vom jeweiligen Einsatzbereich weitere vorbereitende Funktionen ausführen, beispielsweise einen Rückrufwunsch aufnehmen oder Informationen versenden.

Der Voicebot trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Ein Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt. Rechtsverbindliche Verwaltungsentscheidungen werden nicht durch den Voicebot getroffen.

9 Sicherheit

Für den Betrieb des Voicebots werden gemäß Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt. Diese berücksichtigen insbesondere den Schutz der Übertragung, rollenbasierte Zugriffsberechtigungen, Protokollierung, Löschung, Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten. Die Maßnahmen werden risikobezogen überprüft und bei Bedarf angepasst. Es werden dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um den Voicebot und die darin verarbeiteten personenbezogenen Daten gegen zufällige sowie vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Außerdem werden die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend überwacht und verbessert.

10 Datenschutzrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15, und zwar über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten, die Verarbeitungszwecke, die Datenkategorien, etwaige Empfänger, die geplante Speicherdauer sowie die weiteren in Art. 15 Abs. 1 DSGVO genannten Informationen; auf Verlangen erhalten Sie eine Kopie der Sie betreffenden Daten (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, sofern die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrichtig sind; unvollständige Daten sind zu vervollständigen, gegebenenfalls auch durch Abgabe einer ergänzenden Erklärung.
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, sofern die Daten für die Zwecke ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, die Einwilligung widerrufen wird und eine anderweitige Rechtsgrundlage fehlt, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder sonstige Löschungsgründe nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegen; das Recht besteht nicht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (für die Dauer der Überprüfung), die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt Löschung die Einschränkung verlangen, die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder Sie Widerspruch nach Art. 21 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe überwiegen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer erteilten Einwilligung oder einem Vertrag zwischen Ihnen und der Stadt Rosenheim beruht – bei der Tourist Information insbesondere anlässlich konkret angefragter oder gebuchter touristischer Leistungen – und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt; Sie erhalten die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO beruhen; bei Verarbeitungen zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht bei Verarbeitungen in Ausübung öffentlicher Gewalt.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), sofern eine Verarbeitung auf einer von Ihnen erteilten Einwilligung beruht; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Sie haben das Recht, sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Stadt Rosenheim ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz

Postfach 22 12 19
80502 München
Telefon: 089 212672-0
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: www.datenschutz-bayern.de.

Sie können sich aber auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

 

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Rosenheim erreichen Sie unter.

Stadt Rosenheim
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Königstraße 24
83022 Rosenheim
E-Mail: datenschutz@rosenheim.de

11 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise haben den Stand August 2026. Weitergehende Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.rosenheim.de/datenschutz/ .

Durch die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Leistungen, aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise ist unter Datenschutzhinweise zum Voicebot  der Stadt Rosenheim abrufbar.